Gestire correttamente una mail pec per evitare che si riempia

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Ti è mai successo di accorgerti di avere la casella pec piena?
Un bel problema vero? Soprattutto se a causa di questo non hai ricevuto fatture elettroniche o altri documenti importanti.

La casella di posta PEC, ovvero Posta Elettronica Certificata, infatti non deve essere trattata come una normale casella mail, perché non lo è.
Vediamo ora nel dettaglio come gestire una mail pec piena.

Come usare la posta certificata

In una normale casella mail possiamo ricevere decine di mail al giorno, di cui molte sono mail spazzatura o mail spam, e possiamo anche non preoccuparcene data la mole di spazio fisico che abbiamo a disposizione. Un giorno faremo pulizia, ma con calma.

Per la casella PEC invece non funziona così.
La PEC di solito non ha molto spazio disponibile e deve servire solo e soltanto per spedire e ricevere mail il cui contenuto ha un valore legale o, dal 2019, per la fattura elettronica.

Appurato quindi che la PEC ha valore legale, così come lo ha una raccomandata, la casella va tenuta in ordine altrimenti potremmo rischiare di non ricevere un importante notifica o documento.

Quanto spazio può avere una casella PEC?

Per quel che concerne lo spazio massimo una casella pec si divide in due:

  • Spazio massimo consentito per le mail ricevute
  • Spazio massimo consentito per le mail inviate

Dal punto di vista dei gestori di solito lo spazio garantito è quello minimo per legge e cioè di 1 Gb.

Altra cosa da tenere a mente per la gestione dello spazio di una casella pec è la dimensione massima della busta di trasporto che deve essere al massimo 30 Mb.
In poche parole, le vostre mail inviate non possono superare tale “peso”.

Come capire che la nostra casella pec è piena?

I modi per capire se una casella pec è piena sono due:

Il primo è che prima che lo spazio si esaurisca il gestore della casella pec ci avvisa attraverso una notifica che lo spazio a disposizione è quasi terminato e quindi dobbiamo liberar spazio e fare archiviazione delle mail pec.

Il secondo modo per renderci conto che abbiamo la pec piena è quella di essere gentilmente avvisati da chi ci ha spedito una pec e si è visto notificare la mancata consegna.

Casella pec piena come fare

Se la casella è piena, dunque, bisogna archiviare un po’ di mail, ma come fare?
Gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile ci obbligano a conservare le mail PEC per 10 anni e quindi dovremmo scaricare e conservare tali mail.

Il problema è che le PEC non sono mail norrmali, e per conservarle a norma non è sufficiente salvarle su pc o addirittura stamparle, in tal modo perderebbero tutto il loro valore legale.

Per conservare a norma le pec è necessario ricorrere alla conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva serve a creare delle copie disponibili e non modificabili dei messaggi pec salvati.
Questo metodo quindi garantisce che un documento informatico conservi il suo valore legale e per far questo si usano la marca temporale e la firma digitale.

Per poter gestire il problema internamente bisogna nominare un responsabile del processo e attivare un processo di conservazione, dotandosi quindi di software appositi come un gestionale mail pec, mentre per alleggerirsi di oneri e responsabilità ci si può rivolgere ad una azienda specializzata nella conservazione sostitutiva della pec a norma di legge.

Destinatario con casella pec piena omessa notifica

La corte di cassazione ha sancito che se un messaggio Pec non è stato consegnato al destinatario nei termini previsti ad esempio da contratti e/o concorsi, la pec inviata se viene impugnata resta comunque valida perché chi detiene una casella Pec è tenuto per legge a tenerla sempre in ordine e funzionante sia in ricezione che trasmissione.

Questo secondo l’articolo 16, comma 6, del Dl n. 179/2012 per quel che concerne le ipotesi di mancata consegna del messaggio PEC per cause imputabili al destinatario, come appunto la casella PEC piena.

Quindi mi raccomando, state sempre attenti e controllate periodicamente le vostre caselle pec.