Un software PMS per alberghi potente ed efficace dovrebbe sempre includere alcune caratteristiche che ne rendono più semplice l’uso da parte dello staff. Le abbiamo raccolte in quattro categorie che stiamo per spiegarti, per aiutarti a scegliere, se già non ne usi uno o se sei insoddisfatto del sistema improntato, quale sia il sistema di gestione migliore per la tua struttura.
Facilità d’uso
L’interfaccia pulita ed intuitiva e la praticità d’uso è un aspetto che non dovresti sottovalutare. Magari troverai in commercio sistemi molto articolati e complessi che possono tenere traccia di più attività, ma quanto ritorno in fatto di comodità otterrai? Per esempio alcuni PMS mettono in comunicazione anche la cucina per gli ordini delle materie prime: nella tua struttura è lo staff del desk ad occuparsene, o il responsabile della cucina? Nel primo caso un PMS integrato sarà decisamente vantaggioso; nel secondo vale la pena usare due sistemi separati più compatti e gestiti dalle diverse brigate di lavoro.
Integrazione
Stila la lista delle attività che vorresti vedere integrate nella tua nuova piattaforma. Sei per esempio interessato a gestire meglio il calendario, oppure a posizionarti in modo più efficace sulle piattaforme di prenotazione o su Google? Hai impostato una strategia pubblicitaria che tenga conto anche dei social network? Vorresti aggiungere un sistema di controllo dei turni dello staff? O ancora, ti piacerebbe che il sistema di fatturazione elettronica comunicasse in modo più diretto con lo staff amministrativo? Un sistema mobile e facile da plasmare ti renderà decisamente la vita più semplice, perché potrai scegliere quali finestre utilizzare e quali oscurare per tenere l’interfaccia pulita ed essenziale, senza però rinunciare alla comunicazione tra i diversi settori.
Non richiede formazione
Se dovrai acquistare un software costoso e poi tenere conto della formazione per lo staff, perché l’interfaccia è complessa, finirai per perdere ancora più denaro in tempi di attesa ed errori. Se l’interfaccia è invece immediata e semplice da usare, e ti basterà spiegarla velocemente allo staff seguendolo solo nei primi giorni, potrai dire addio ad altre spese da sostenere a beneficio della tua attività.
Aiuta anche il cliente
Con alcune appendici del software PMS sarà il cliente ad interagire direttamente: per esempio con la sezione di pagamento, per inserire i dati della carta di credito o per consultare il calendario ed individuare le stanze libere nei giorni del proprio viaggio. E’ necessario dunque che il software comunichi in modo chiaro e trasparente anche con il cliente, che probabilmente non usa un software simile per le proprie attività lavorative. L’intuitività è, di nuovo, probabilmente il più fondamentale di tutti i fattori che contraddistinguono un buon PMS per gli alberghi, i ristoranti e le strutture ricettive.